Wer genehmigt meinen Urlaub, wenn der Chef auch weg ist?
Sommerzeit ist Urlaubszeit – auch für Führungskräfte. Wenn die Abteilungsleitung selbst im Urlaub ist, steht die Genehmigung für das ganze Team still. Es sei denn, die Vertretungsregelung ist vorher klar definiert.
Ein Klassiker im Sommer: Ein Mitarbeiter reicht einen Urlaubsantrag ein. Die zuständige Führungskraft ist selbst seit drei Tagen im Urlaub – und antwortet erst in zwei Wochen. Der Antrag bleibt liegen, der gewünschte Reisezeitraum rückt näher, die Unsicherheit wächst.
Das Problem ist nicht die Führungskraft. Es ist das fehlende Konzept dafür, was passiert, wenn die genehmigende Person selbst nicht verfügbar ist.
„Ein Genehmigungsprozess ist nur so gut wie seine Vertretungsregelung – sonst funktioniert er genau dann nicht, wenn er am meisten gebraucht wird.“
Die Lösung
Vertretungsebenen aus der Unternehmensstruktur ableiten
Die Lösung liegt nicht in der Urlaubsplanung selbst, sondern eine Ebene davor: in einer klar digital abgebildeten Unternehmensstruktur. Wer Rollen, Abteilungen und Verantwortlichkeiten einmal sauber hinterlegt, kann daraus automatisch ableiten, wer im Vertretungsfall genehmigen darf.
Im EP Enterprise Portal entsteht diese Logik direkt aus der Unternehmensstruktur: Einmal hinterlegt, wer wen vertritt, übernimmt das System die Eskalation automatisch – ohne dass jemand händisch nachfragen oder umleiten muss.
Das Organigramm im EP zeigt dabei nicht nur, wer zu welcher Abteilung gehört – es ist die Grundlage, auf der Genehmigungsworkflows, Zugriffsrechte und Vertretungslogiken im gesamten System aufbauen. Einmal korrekt abgebildet, profitieren davon nicht nur Urlaubsanträge, sondern alle Prozesse, die eine Freigabe benötigen.
