Wie Auswertungen und Business Intelligence auch für KMU möglich sind
Verzichte auf Excel Tabellen und komplexe Auswertetools
Am Ende des Quartals kommen die Fragen, die jede Geschäftsführung kennt: Wer war unser umsatzstärkster Kunde? Wie hoch war der Krankenstand im Vergleich zum Vorjahr? Welche Rechnungen sind noch offen? Wer hat die meisten Dienstreisen gemacht?
In vielen KMU beginnt dann die Suche. Die Antworten stecken irgendwo in der Zeiterfassung, irgendwo in der Buchhaltung, irgendwo in einer Excel-Tabelle, die zuletzt vor drei Monaten gepflegt wurde. Das Ergebnis: Controlling kostet unverhältnismäßig viel Zeit – und liefert trotzdem oft ein unvollständiges Bild.
Das EP Auswertungsportal löst dieses Problem anders. Die Daten, die das Team täglich eingibt – Zeiten, Reisen, Rechnungen, Krankmeldungen – werden automatisch ausgewertet und grafisch aufbereitet. Keine separate Dateneingabe, kein manuelles Zusammenführen. Was im System steckt, wird sichtbar.
Das Grundprinzip
Daten aus dem Alltag, Erkenntnisse für die Unternehmensleitung
Der entscheidende Unterschied zu externen BI-Tools oder Excel-basierten Controlling-Ansätzen liegt im Ursprung der Daten. Im EP Enterprise Portal entstehen Auswertungsdaten nicht durch einen separaten Eingabeprozess – sie entstehen als Nebenprodukt des normalen Arbeitsalltags.
Eine Dienstreise wird beantragt, genehmigt, abgerechnet: Die Dienstreiseanalyse kennt sie automatisch. Eine Krankmeldung wird eingetragen und bestätigt: Die Fehlzeitenanalyse verbucht sie sofort. Eine Rechnung wird erstellt und bezahlt: Die Rechnungsanalyse zeigt den Cashflow-Trend. Niemand muss Daten ein zweites Mal eingeben. Niemand muss eine Statistik manuell pflegen.
Das ist kein kleiner Unterschied – das ist der Unterschied zwischen Controlling als Aufwand und Controlling als Erkenntnis.
Die Module im EP:Enterprise Portal
Analyse-Möglichkeiten im Überblick
Ein erfolgreiches Unternehmen braucht Durchblick – und genau hier setzt das EP an. Die Analyse-Apps strukturieren Deine Daten automatisch und machen Zusammenhänge sichtbar, die in herkömmlichen Tabellen oft verborgen bleiben.
Mit den folgenden EP-Analyse-Apps steuerst Du Dein Unternehmen sicher und datenbasiert - weitere sind verfügbar und kommen kontinuierlich hinzu:
Arbeitszeitkonto / Mehrarbeit
Neben der Fehlzeitenanalyse bietet das Auswertungsportal eine vollständige Übersicht über die Zeitkonten aller Mitarbeitenden – mit dem aktuellen Saldo aus Mehr- und Minderarbeit. Für jeden Mitarbeitenden lässt sich der Zeitraum individuell auswählen, alle Zeiteinträge sind chronologisch aufgelistet und exportierbar. Wer gerade arbeitet, wird durch einen grün aufleuchtenden Indikator in Echtzeit angezeigt. Das macht die Zeitkonto-Übersicht auch zum operativen Instrument für Schicht- und Kapazitätsplanung.
Dienstreiseanalyse
Balkendiagramme zeigen monatlich die prozentuale Verteilung aller Dienstreisen nach Status – von eingegangen bis abgerechnet. Ein Kreisdiagramm schlüsselt die durchgeführten Reisen nach Mitarbeitenden auf. Für jedes Jahres- oder Monatsintervall lässt sich so auf einen Blick ablesen, wer wie viel reist, welche Reisen noch offen sind und wo Budgets unter Druck geraten. Wer Reisekostenrichtlinien optimieren oder Reisetätigkeiten zwischen Teams vergleichen möchte, bekommt hier die Datenbasis dafür – ohne eine einzige Excel-Formel.
Fehlzeitenanalyse
Wie hoch ist der Krankenstand in diesem Monat – und wie vergleicht er sich mit dem Vorjahr? Die Fehlzeitenanalyse zeigt aktuelle und historische Krankenstände im direkten Vergleich. Feiertage werden bei der Berechnung korrekt herausgerechnet, sodass nur tatsächliche Arbeitstage als Kranktage zählen. Wer saisonale Muster erkennen will – etwa erhöhte Fehlzeiten im Winter oder nach Urlaubsphasen – bekommt hier die Datenbasis dafür.
Für Personalplanung und betriebliches Gesundheitsmanagement ist das kein Nice-to-have, sondern eine Grundlage: Wer Engpässe früh erkennt, kann rechtzeitig reagieren statt kurzfristig umplanen.
Kundenanalyse
Wer entscheidet beim Kunden? Welche Historie liegt vor? Unser Recherchetool führt Stammdaten und Ansprechpartner an einem zentralen Ort zusammen. Es hilft Vertrieb und Führungskräften dabei, Kundenstrukturen schnell zu durchdringen, Ansprechpartner treffsicher zu identifizieren und die Beziehungspflege strategisch voranzutreiben.
Rechnungsanalyse und offene Posten
Die Rechnungsanalyse zeigt alle Ausgangsrechnungen mit aktuellem Zahlungsstatus – und erlaubt, den Status direkt auf „Bezahlt" zu setzen oder Rechnungskürzungen zu dokumentieren. Offene Posten sind auf einen Blick erkennbar, Zahlungsverzögerungen werden sichtbar, bevor sie zum Liquiditätsproblem werden. Wer im Tagesgeschäft keinen separaten Blick auf seinen Debitorenstatus hat, verliert Überblick – und manchmal Geld, weil Mahnfristen zu spät bemerkt werden.
Eingangsrechnungen und Dokumentenarchiv
Die Eingangsrechnungsübersicht ergänzt die Ausgangssicht: Alle eingehenden Rechnungen sind zentral einsehbar, nach Status filterbar und mit dem Originaldokument verknüpft. Das Dokumentenarchiv schließt den Kreis: Alle relevanten Belege – Rechnungen, Verträge, Nachweise – sind revisionssicher abgelegt und jederzeit abrufbar. Für Betriebsprüfungen, für interne Abstimmungen, für den schnellen Zugriff im Arbeitsalltag.
Kein BI-Tool
Auswertungen fokussiert auf das was notwendig ist
An dieser Stelle eine ehrliche Einordnung: Das EP Auswertungsportal ist kein vollständiges Business-Intelligence-System im Sinne von Power BI, Tableau oder Looker. Es liefert keine frei konfigurierbaren Dashboards, keine maschinellen Lernmodelle, keine prädiktiven Analysen.
Was es bietet, ist etwas anderes: direktes, aufwandsfreies Controlling für die Funktionen, die im EP ohnehin genutzt werden. Für KMU und technische Dienstleister mit 10 bis 150 Mitarbeitenden ist das in den meisten Fällen genau das, was gebraucht wird – ohne Implementierungsaufwand, ohne Datenmigration, ohne zusätzliches Abo.
Wer ein vollständiges BI-System braucht, weiß das in der Regel bereits. Wer hauptsächlich wissen möchte, wie der Krankenstand gerade aussieht, welche Kunden die profitabelsten sind und ob offene Rechnungen das Quartalsergebnis gefährden, ist mit dem EP-Auswertungsportal gut bedient.
Vernetzte Daten
Die Verbindung zu den anderen EP-Modulen
Das Auswertungsportal ist kein eigenständiges Tool – es ist die analytische Ebene über allen anderen EP-Modulen. Jede Funktion, die im EP genutzt wird, speist ihre Daten automatisch in die entsprechenden Auswertungen:
- Arbeitszeiterfassung → Zeitkonto und Fehlzeitenanalyse
- Dienstreiseverwaltung → Dienstreiseanalyse
- Krankmeldungen → Fehlzeitenanalyse
- Rechnungsstellung → Rechnungsanalyse und offene Posten
- Stammdaten → Kundenanalyse
Wer mehr Module nutzt, bekommt automatisch mehr Auswertungstiefe. Wer klein anfängt, bekommt sofort Mehrwert aus den Daten, die ohnehin anfallen.
Fazit
Controlling ohne Mehraufwand
Die Frage am Quartalsende sollte keine Suchaufgabe sein. Sie sollte eine Antwort haben, die in wenigen Sekunden aus dem System kommt.
Das EP Auswertungsportal macht genau das möglich – nicht durch einen separaten Controlling-Prozess, sondern durch die konsequente Verknüpfung aller Daten, die im Arbeitsalltag ohnehin entstehen.
