Wie man Ordnung in den Rechnungseingang bringt
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – ohne Wenn und Aber. Was das technisch bedeutet, welche Fallstricke lauern und wie das EP Enterprise Portal einen strukturierten, GoBD-konformen Rechnungseingang schafft.
Eine Rechnung kommt als XML-Datei im Posteingang an. Kein PDF, kein ausgedrucktes Dokument – eine maschinenlesbare Datei, die Dein Buchhaltungsprogramm nicht öffnen kann. Was tust Du? Viele Unternehmen stehen genau vor dieser Situation. Und seit dem 1. Januar 2025 ist klar: Das ist kein technisches Randproblem mehr, sondern ein gesetzliches Compliance-Thema.
Rechtlicher Rahmen
Was seit 2025 gilt – und was noch kommt
Die Einführung der E-Rechnungspflicht erfolgt gestaffelt. Wer heute noch nicht vorbereitet ist, läuft in einen wachsenden Engpass – denn die Anforderungen werden schrittweise verschärft.
⚖️ Was das Gesetz konkret fordert
Empfangspflicht ab 2025: Jedes Unternehmen muss technisch in der Lage sein, E-Rechnungen in strukturierten Formaten (XRechnung, ZUGFeRD) zu empfangen und zu lesen. Eine Verweigerung ist nicht möglich – die E-Rechnung ist eine offizielle Rechnungsart.
GoBD-konforme Archivierung: Eingangsrechnungen müssen unveränderbar, vollständig und jederzeit abrufbar archiviert werden. Ein einfaches Ablegen als PDF-Scan reicht nicht aus.
Kein Zustimmungserfordernis: Dein Lieferant braucht Deine Zustimmung nicht, um auf E-Rechnung umzustellen. Du musst vorbereitet sein – unabhängig davon, ob Du selbst E-Rechnungen versendest.
Was ist eigentlich eine E-Rechnung?
PDF, XRechnung, ZUGFeRD: Was ist was?
„E-Rechnung" klingt wie digitale Rechnung – aber nicht jede digitale Rechnung ist eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne. Der entscheidende Unterschied liegt im maschinenlesbaren XML-Format.
Ein einfacher PDF-Scan oder eine per E-Mail gesendete PDF-Rechnung ohne XML-Anteil erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nicht – weder für den Versand ab 2027 noch für die GoBD-konforme Archivierung. Wer seinen Rechnungseingang heute noch rein auf PDF-Basis aufgebaut hat, muss handeln.
Das Problem
Warum ein unstrukturierter Rechnungseingang problematisch ist
Die E-Rechnungspflicht ist der formale Anlass. Aber auch unabhängig davon kostet ein chaotischer Rechnungseingang täglich bares Geld – in Form von verpassten Skontofristen, doppelt bezahlten Rechnungen und Mahngebühren, die niemand bemerkt hat.
„Dein Lieferant braucht Deine Zustimmung nicht, um auf E-Rechnung umzustellen. Die Frage ist nicht ob Du sie empfängst – sondern ob Du sie verarbeiten kannst."
So löst das EP Enterprise Portal diese Aufgabe
Eingangsrechnungen im EP: Strukturiert, vollständig, mit Archiv
Die EP-App Eingangsrechnungen wurde als zentraler Posteingang für alle Rechnungsformate entwickelt – egal ob XRechnung, ZUGFeRD-Hybrid oder klassisches PDF. Alle Dokumente landen an einem Ort, werden automatisch erkannt und können direkt verwaltet werden.
