Jede Stunde zählt –
aber nur, wenn sie erfasst wird
Für technische Dienstleister und Ingenieurbüros ist die Projektzeiterfassung der direkteste Hebel auf den Umsatz: Nicht erfasste Stunden sind nicht abrechenbare Stunden. Wie das EP:Enterprise Portal den Weg von der Zeitbuchung zum Leistungsnachweis nahtlos schließt.
In vielen Ingenieurbüros und technischen Dienstleistungsunternehmen gibt es eine stille Lücke zwischen der geleisteten und der abgerechneten Arbeit. Sie entsteht nicht durch schlechte Absichten, sondern durch fehlende Werkzeuge: Stunden werden später aus dem Gedächtnis eingetragen, Aufwände vergessen, Projektcodes verwechselt. Was nicht sauber erfasst wird, landet nicht auf der Rechnung.
„Nicht erfasste Projektstunden sind nicht abrechenbare Projektstunden. Das ist kein Controlling-Problem – das ist ein Umsatzproblem."
Der verborgene Umsatzverlust
Was eine Stunde pro Tag wirklich kostet
Das Ausmaß der Lücke wird erst sichtbar, wenn man es durchrechnet. Ein Beispielteam aus fünf Mitarbeitenden, die im Schnitt je eine halbe Stunde täglich an Projektaufwänden nicht oder falsch erfassen:
| Beispielrechnung: Unerfasste Stunden im Jahr | |
|---|---|
| Mitarbeitende im Projekt | 5 |
| Unerfasste Zeit pro Person / Tag | 30 Minuten |
| Arbeitstage pro Jahr | 220 Tage |
| Unerfasste Stunden gesamt / Jahr | 550 Stunden |
| Angenommener Stundensatz | 95 € / Std. |
| Nicht abrechenbarer Umsatz / Jahr | 52.250 € |
Über 50.000 Euro – durch eine halbe Stunde täglich, die nicht korrekt erfasst wird. Das ist keine Ausnahmesituation. Das ist für viele Dienstleistungsunternehmen der Normalzustand, wenn keine strukturierte Projektzeiterfassung im Einsatz ist.
Begriffe klar trennen
Arbeitszeiterfassung vs. Projektzeiterfassung: Zwei verschiedene Dinge
Beide Begriffe klingen ähnlich – meinen aber grundlegend unterschiedliche Dinge. Die Verwechslung ist einer der häufigsten Gründe, warum Unternehmen glauben, sie seien bereits gut aufgestellt, obwohl die entscheidende Lücke noch besteht.
Im EP Enterprise Portal sind beide Funktionen miteinander verknüpft, aber klar getrennt. Die Arbeitszeiterfassung liefert die tägliche Anwesenheitsdokumentation, die Projektzeiterfassung die projektbezogene Leistungstiefe. Zusammen ergeben sie ein vollständiges Bild.
Der durchgängige Prozess
Von der Zeitbuchung zur Rechnung – ohne Medienbruch
Das entscheidende Merkmal der EP-Projektzeiterfassung ist nicht die Erfassung selbst – es ist die nahtlose Weiterverarbeitung. Erfasste Projektzeiten werden nicht in einem isolierten Tool gespeichert, aus dem sie später manuell übertragen werden müssen. Sie fließen direkt in die Abrechnung. Wenn auch Reisekosten bzw. Auslagen an den Kunden weiterberechnet werden, ist auch diese Erfassung direkt im Verbindung mit den Projektzeiten möglich.
Der letzte Schritt ist der entscheidende: Projektzeiten werden direkt als Leistungsschein in die Rechnungserstellung übernommen. Kein Abtippen, kein Exportieren, kein manuelles Zusammenführen. Was erfasst wurde, landet auf der Rechnung – vollständig und korrekt zugeordnet.
Zwei Perspektiven
Was das EP für Mitarbeitende und Management leistet
Im EP Enterprise Portal sind beide Funktionen miteinander verknüpft, aber klar getrennt. Die Arbeitszeiterfassung liefert die tägliche Anwesenheitsdokumentation, die Projektzeiterfassung die projektbezogene Leistungstiefe. Zusammen ergeben sie ein vollständiges Bild.
