Rechnung versenden – und wissen, dass sie angekommen ist
Kennt jeder: Die Rechnung ist fertig. Sie wird als PDF exportiert, das E-Mail-Programm wird geöffnet, der Anhang wird eingefügt, die Empfängeradresse wird eingetragen – hoffentlich die richtige – und dann wird gesendet. Drei Wochen später fragt der Kollege: „Ist die Rechnung an Müller schon raus?” Niemand weiß es genau. Das Postfach müsste durchsucht werden. Vielleicht war es die Vertretung, die es gemacht hat. Oder doch nicht.
Das ist häufig der Normalzustand, wenn Dokumentenworkflow und E-Mail-Versand zwei getrennte Systeme sind.
Das integrierte MailCenter im EP Enterprise Portal schließt diese Lücke: Angebote und Rechnungen können direkt aus dem System heraus versendet werden – und der gesamte Sendeprozess ist dokumentiert, nachvollziehbar und pro Kunde abrufbar.
MailCenter
Wie der Versand im EP funktioniert
Wer im EP eine Rechnung oder ein Angebot versandfertig gestellt hat, muss für den Versand das System nicht verlassen. Wenngleich auch der Download des Dokuments als PDF möglich ist und der Versandschritt sich im Workflow auch nach einem Download dokumentieren lässt, ist der Klick auf das Mail-Icon der bessere Schritt. Es öffnet sich direkt das MailCenter des EP und der Versand ist direkter Bestandteil des Dokumenten-Workflows.
Das MailCenter verhält sich dabei wie ein vollständiges E-Mail-Programm: Betreff und Nachrichtentext sind frei wählbar, individuell anpassbar je nach Empfänger und Anlass. Als Empfängeradresse schlägt das System automatisch die im Kundenstamm hinterlegte Rechnungs-E-Mail-Adresse vor – sie kann aber auch manuell angepasst oder ergänzt werden, genau wie in einem klassischen E-Mail-Client.
Was sich unterscheidet: Diese Mail verschwindet nicht im persönlichen Postfach des Absenders. Sie wird im System dokumentiert – mit Zeitstempel, Absender und Empfänger, direkt dem jeweiligen Kunden zugeordnet.
Statuswechsel automatisch
Versendet statt manuell nachgepflegt
Ein oft unterschätzter Vorteil liegt im Workflow selbst: Sobald eine Rechnung über das MailCenter versendet wird, setzt das System den Status automatisch auf „Versendet”. Kein manueller Nachpflegschritt, keine Rückfrage, ob der Status schon aktualisiert wurde.
Das klingt nach einem Detail – ist aber im Alltag ein echter Qualitätssprung. Wer die Rechnungsübersicht öffnet, sieht sofort: Welche Rechnungen wurden bereits versandt? Welche sind noch offen? Wo drohen Zahlungsverzögerungen, weil die Rechnung noch gar nicht beim Kunden angekommen ist?
Dasselbe gilt für Angebote: Wurde das Angebot an den Kunden gesendet oder liegt es noch im Entwurf? Im EP ist das keine Frage des Gedächtnisses – es ist eine Frage eines Klicks.
Der Sendeverlauf
Wer hat wann was an wen geschickt?
Der eigentliche Mehrwert des integrierten MailCenters liegt in der Dokumentation.
Pro Kunde wird ein vollständiger Sendeverlauf geführt – chronologisch, mit Zeitstempel, Absender, Empfänger, Betreff und Nachrichteninhalt. Direkt im Stammdateneintrag des Kunden, zusammen mit dem Kundenlogbuch.
Das bedeutet konkret:
Wenn ein Kollege fragt, ob die Rechnung raus ist, öffnet man den Kunden im EP – und sieht es sofort. Datum, Uhrzeit, wer gesendet hat, an welche Adresse. Kein Durchsuchen von E-Mail-Postfächern, kein Nachfragen bei Kolleginnen und Kollegen, kein Rätselraten.
Zusätzlich können interne Anmerkungen zum Versand dokumentiert werden – etwa Hinweise für das Team, besondere Absprachen mit dem Kunden oder Notizen zum Hintergrund einer Sendung. Diese Anmerkungen sind nur intern sichtbar, gehören aber zur vollständigen Dokumentation des Kundenkontakts.
Anhänge und ZUGFeRD
Alles in einem Dokument
Rechnungen sind selten allein. Leistungsnachweise, Stundenlisten, technische Datenblätter, Aufmaße – Begleitdokumente gehören in vielen Branchen dazu und müssen dem Kunden zusammen mit dem Hauptdokument zur Verfügung gestellt werden.
Im MailCenter können Begleitdokumente direkt als Anhänge hinzugefügt werden. Wer ZUGFeRD-Rechnungen versendet, geht noch einen Schritt weiter: Begleitdokumente können direkt in die PDF/XRechnung integriert werden. Alles, was zur Rechnung gehört, ist in einem einzigen Dokument – keine separate Anlage, kein Risiko, dass ein Anhang verloren geht oder vergessen wird.
Das schließt den Kreis zur E-Rechnungspflicht: Die ZUGFeRD-Hybridrechnung, die das EP normkonform nach XRechnung 3.0 erzeugt, wird zusammen mit allen relevanten Begleitdokumenten in einem Schritt versendet – vollständig dokumentiert, GoBD-konform archiviert.
Fazit
Was das in der Praxis verändert
Der Versand einer Rechnung oder eines Angebots war bisher der Moment, in dem das Dokument das System verließ und in der Grauzone zwischen Postfach und Kundenwirklichkeit verschwand. Das MailCenter holt diesen Moment ins System zurück.
Drei Veränderungen, die im Alltag spürbar sind:
Keine Medienbrüche mehr. Vom Erstellen des Dokuments über den Versand bis zur Dokumentation im Kundenlog – alles in einem System, kein Wechsel ins E-Mail-Programm.
Vollständige Nachvollziehbarkeit. Wer, wann, was, an wen – direkt beim Kunden dokumentiert, für das gesamte Team einsehbar.
Weniger Rückfragen. „Ist die Rechnung schon raus?” ist keine Frage mehr, die jemand stellen muss. Die Antwort steht im System.
Ein Dokumenten-Workflow, der beim Versand endet und danach keine Spuren hinterlässt, ist kein vollständiger Workflow. Das integrierte MailCenter im EP Enterprise Portal schließt diese Lücke – und macht den Versand von Angeboten und Rechnungen zu dem, was er sein sollte: einem dokumentierten, nachvollziehbaren Schritt im Gesamtprozess.
