Rechnungsvorlagen anpassen: Eigener Template-Editor im EP

Für die Buchhaltung des Empfängers stimmt das. Für Dein Unternehmen stimmt es nur halb.

Denn die grafische Seite der Rechnung, das PDF, ist oft der erste und manchmal der einzige Moment, in dem ein Kunde Dein Unternehmen auf Papier oder Bildschirm sieht. Das gilt für Angebote noch mehr als für Rechnungen. Auch Auftragsbestätigungen und Lieferscheine tragen Dein Erscheinungsbild zum Kunden. Wer Wert auf einen professionellen Auftritt legt, will, dass diese Dokumente nach dem eigenen Unternehmen aussehen und nicht nach Standardsoftware.

Die Entwicklung hin zur E-Rechnung und der Wunsch nach einem eigenen Erscheinungsbild sind kein Gegensatz. Sie verteilen sich nur auf zwei Ebenen:

Die Datenebene muss normkonform, vollständig und maschinenlesbar sein. Hier gibt es kaum Spielraum, und das ist gut so.

Die Darstellungsebene ist das, was Menschen sehen. Hier entscheidet sich, ob ein Dokument wie ein Formular wirkt oder wie ein Dokument Deines Unternehmens.

Im EP Enterprise Portal gehört beides zusammen, bleibt aber sauber getrennt. Die Darstellung wird über Dokumentenvorlagen (Templates) gesteuert, die Du selbst gestalten kannst. Der strukturierte XML-Datensatz wird davon nicht beeinflusst.

Das EP stellt Vorlagen für die vier zentralen Dokumenttypen im Geschäftsverkehr bereit:

• Angebote
• Auftragsbestätigungen
• Lieferscheine
• Rechnungen

Für alle gibt es Standardvorlagen, die direkt einsatzbereit sind. Wer ohne Aufwand starten möchte, lädt sein Logo hoch und trägt die grundlegendenen Unternehmensdaten ein. Das reicht bereits, um zu starrten. Wer mehr Individualität will, passt die Vorlage an oder baut sie komplett neu auf.

Vorlagen werden im EP in einem integrierten Editor bearbeitet. Du brauchst dafür kein externes Layoutprogramm und keinen Export-Import-Weg. Du bearbeitest die Vorlage dort, wo auch die Dokumente entstehen, und siehst dann auch direkt, wie sich Änderungen auswirken.

Die Vorlagen sind modular aufgebaut. Du kannst gezielt einzelne Bereiche bearbeiten wie z.B.:

• Header: Kopf- und Fußzeile des Dokuments
• Briefkopf: Adressfeld und Logo
• Positionstabelle: Darstellung der Leistungen und Beträge

Die Gestaltung erfolgt mit HTML und CSS. Das ist kein Hindernis, sondern der Grund für die Freiheit: Alles, was sich in HTML und CSS ausdrücken lässt, lässt sich auch auf Deine Dokumente bringen. Dazu gehören Farben, Schriften, Abstände, Tabellenlayouts und Bildelemente.

Ein typischer Anwendungsfall ist das Logo. Du lädst es hoch und legst fest, wie es auf Deinen Briefbögen skaliert und platziert wird. Das ist der einfachste Einstieg. Die Möglichkeiten gehen aber deutlich weiter.

Eine Vorlage ist im EP Enterprise Portal mehr als ein statisches Layout mit Lücken. Sie enthält Platzhalter, die beim Erzeugen des Dokuments mit echten Daten befüllt werden, und sie kann Logik ausdrücken. Die Grundlage dafür ist Thymeleaf, eine bewährte Template-Technologie, mit der Inhalte, Bedingungen und Wiederholungen in der Vorlage beschrieben werden.

Das bedeutet konkret:

Inhalte werden dynamisch eingesetzt. Kundendaten, Rechnungsbeträge, Leistungspositionen und Zahlungsbedingungen fließen automatisch aus dem System in das Dokument.

Ausgabelogik ist frei formulierbar. Ein Textblock erscheint nur unter bestimmten Bedingungen, etwa ein Hinweis bei Auslandskunden, ein Skontotext nur bei vereinbartem Skonto oder ein anderer Abschnitt bei Abschlagsrechnungen. Wiederkehrende Strukturen wie die Positionsliste werden automatisch für jede Position erzeugt.

Die Dokumente passen sich dem Fall an. Statt für jede Variante eine eigene Vorlage zu pflegen, bildet eine gut gebaute Vorlage mehrere Fälle ab.

Ein Beispiel, wie das aussehen kann (Feldnamen hier zur Veranschaulichung):

Die Frage, die bei Template-Systemen schnell entsteht, lautet: Welche Felder kann ich überhaupt verwenden? Im EP musst Du das nicht in einer Dokumentation nachschlagen.

Sobald Du im Editor ${view. eingibst, öffnet sich eine Vorschlagsliste mit den verfügbaren Platzhaltern. view ist dabei der oberste Elementpfad, von dem aus alle Datenfelder des Dokuments erreichbar sind. Zu jedem Vorschlag wird eine kurze Erläuterung mitgeliefert, die erklärt, was das Feld enthält.

Das senkt die Einstiegshürde erheblich. Wer etwas HTML kann, findet sich schnell zurecht, ohne jedes Feld im Voraus kennen zu müssen. Das System zeigt, was möglich ist.

Wer eine Vorlage anpasst, stellt sich schnell die Frage: Kann ich damit etwas kaputt machen? Bei E-Rechnungen ist das berechtigt, denn der XML-Datensatz muss normkonform und vollständig sein.

Die Antwort im EP ist klar: Änderungen an Vorlagen haben keine Auswirkungen auf den XML-Datensatz. Das Template bestimmt ausschließlich, wie das Dokument aussieht. Die strukturierten Daten, die eine ZUGFeRD-Rechnung zur E-Rechnung machen, entstehen unabhängig davon.

Das hat zwei praktische Folgen:

• Du kannst frei gestalten. Farben, Schriften, Briefkopf, Tabellenlayout und Zusatztexte lassen sich anpassen, ohne dass die Normkonformität des Datensatzes davon abhängt.
• Gestaltung und Konformität sind getrennte Aufgaben. Wer das Design verantwortet, muss nicht zugleich die technischen Anforderungen der E-Rechnung im Blick behalten.

Layout und Daten gehören zusammen, aber sie sind nicht voneinander abhängig. Genau diese Trennung macht eine große Gestaltungsfreiheit bei E-Rechnungen überhaupt erst unbedenklich.

Vorlagen gibt es in mehreren Sprachen. Aktuell werden Deutsch, Englisch und Russisch unterstützt. Das ist für alle relevant, die mit internationalen Kunden arbeiten. Ein Angebot oder eine Rechnung kann in der Sprache des Empfängers erstellt werden, mit dem gleichen Erscheinungsbild, aber lokalisierten Texten.

Das passt zur Mehrsprachigkeit des gesamten Portals. Wer international arbeitet, muss die Dokumente nicht nachträglich übersetzen oder parallel in einem anderen Tool pflegen.

Neben Layout und Logik bietet das Templating im EP weitere Funktionen, die im Alltag nützlich sind:

• Status-Wasserzeichen: Entwürfe oder Kopien lassen sich automatisch auf dem PDF kennzeichnen, damit sofort erkennbar ist, welchen Status ein Dokument hat.
• Zahlungsbedingungen mit QR-Codes: Skontovereinbarungen, Zahlungsziele und QR-Codes für die Zahlung lassen sich in die Vorlage integrieren.
• Rechtliche Pflichtangaben zentral gepflegt: Angaben, die auf jedem Dokument stehen müssen, werden einmal in der Fußzeile hinterlegt und erscheinen dann konsistent auf jeder Seite.
• Detaillierte Anhänge: Begleitdokumente und weitere Inhalte lassen sich in die Dokumente einbinden.

Nicht jedes Unternehmen will Vorlagen selbst bauen, und das muss es auch nicht. Wenn Du ein eigenes Design wünschst, aber weder Zeit noch HTML-Kenntnisse dafür einsetzen möchtest, unterstützen wir Dich bei der Umsetzung. Diese Unterstützung ist kostenpflichtig, und Du bekommst Dokumentenvorlagen, die zu Deinem Auftritt passen. Danach kannst Du sie selbst weiterpflegen.

Die Dokumentenvorlagen sind Bestandteil des Corporate-Design-Konzepts im EP Enterprise Portal. Dazu gehören auch das Firmenlogo im Dashboard, individuelle Hintergründe und Farbschemata sowie Kopfzeilen für Deinen Leitspruch. Nach innen sehen Mitarbeitende eine vertraute Oberfläche. Nach außen erhalten Kunden und Partner Dokumente, die zu Deinem Unternehmen passen.

Mehr dazu auf der Seite Corporate Design & Personalisierung.

Die E-Rechnung verschiebt das Gewicht von der Darstellung zu den Daten. Das macht Prozesse zuverlässiger. Es bedeutet aber nicht, dass das Erscheinungsbild unwichtig wird. Es muss nur nicht mehr mit den Daten verwechselt werden.

Im EP Enterprise Portal gestaltest Du Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen so, wie Dein Unternehmen auftreten möchte. Du kannst mit einer Standardvorlage und Deinem Logo anfangen, auf Wunsch Layout und Ausgabelogik bis ins Detail anpassen, mehrsprachig arbeiten und bei Bedarf Unterstützung dazubuchen.