Belehrungspflichten für Urlaubsverfall in Deutschland

Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) sieht in § 7 Abs. 3 vor, dass gesetzlicher Mindesturlaub, der bis zum 31. Dezember nicht genommen wurde, grundsätzlich verfällt – mit Ausnahme einer Übertragung bis zum 31. März des Folgejahres bei dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen.

Diese Regelung klingt klar und ist entsprechend auch in vielen Arbeitsverträgen zu finden. Sie ist es aber längst nicht mehr so eindeutig.

Am 22. September 2022 entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH), dass ein grundsätzlicher automatischer Verfall nicht genommener Urlaubsansprüche zum Jahresende europarechtswidrig ist. Ein nationales Gesetz ist nur dann europarechtskonform anwendbar, wenn es den ersatzlosen Verfall von Urlaubsansprüchen nur in den Fällen zulässt, in welchen Arbeitgeber rechtzeitig ihre Arbeitnehmer dazu aufgefordert haben, den Urlaub zu nehmen.

Die Konsequenz ist erheblich: Konnte ein Arbeitgeber nie eine schriftliche Belehrung zum Urlaubsverfall vorlegen, ist nach EuGH-/BAG-Rechtsprechung der Urlaub aus zurückliegenden Jahren in der Regel nicht verfallen – er kann auch Jahre später noch genommen oder bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses abgegolten werden.

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat diese Vorgabe am 20. Dezember 2022 (Az. 9 AZR 266/20) umgesetzt. Urlaub verjährt demnach nur, wenn Unternehmen vorher ihre Beschäftigten darauf hingewiesen haben, dass ihnen Urlaub zusteht, der bei fehlender Inanspruchnahme verfällt. Fehlt dieser Hinweis, können auch noch Ansprüche aus früheren Jahren geltend gemacht werden.

Der gesetzliche Urlaubsanspruch eines Arbeitnehmers verjährt nur dann nach Ablauf der dreijährigen Verjährungsfrist, wenn der Arbeitgeber seiner Aufforderungs- und Hinweisobliegenheit gegenüber dem Arbeitnehmer nachgekommen ist – ihn also auf den drohenden Verfall des Urlaubsanspruchs hingewiesen und zur Inanspruchnahme des Resturlaubs aufgefordert hat.

Der Arbeitgeber kann seine Hinweispflicht für zurückliegende Jahre nachholen. Dazu muss er im aktuellen Urlaubsjahr auch auf Resturlaubsansprüche aus den vorangegangenen Jahren konkret hinweisen, dazu auffordern, diesen Urlaub im laufenden Kalenderjahr zu nehmen, und auf den drohenden Verfall hinweisen.

Das eigentliche Haftungsrisiko wird bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses sichtbar. Wer jahrelang keine dokumentierten Urlaubsverfallbelehrungen erteilt hat, muss beim Ausscheiden eines Mitarbeiters möglicherweise alle nicht genommenen Urlaubstage der vergangenen Jahre abgelten – in Geld, auf einen Schlag.

Ein Mitarbeitender mit 30 Urlaubstagen pro Jahr verlässt das Unternehmen nach fünf Jahren und hat in jedem Jahr fünf Tage nicht genommen. Ohne dokumentierte Belehrung: 25 Urlaubstage potenziell offen. Bei einem Bruttotagessatz von 200 € macht das 5.000 € Urlaubsabgeltung – zuzüglich Zinsen nach § 233a AO.

Weil sich der Urlaub von langzeitarbeitsunfähigen Beschäftigten unbegrenzt addieren würde, haben EuGH und BAG eine Grenze von 15 Monaten festgelegt, nach der der Urlaubsanspruch spätestens verfällt. Diese 15-Monats-Frist gilt aber nur dann, wenn der Arbeitgeber seiner Mitwirkungspflicht rechtzeitig nachgekommen ist.

Das heißt: Auch bei dauerhaft erkrankten Mitarbeitenden schützt nur die rechtzeitig erteilte und dokumentierte Belehrung vor einer unbegrenzten Ansammlung von Urlaubsansprüchen.

Im EP Enterprise Portal wird neben der strukturierten Urlaubsplanung für alle Mitarbeitenden inklusive der Genehmigung durch Vorgesetzte in der EP-App Belehrungen eine strukturierte Urlaubsverfallbelehrung unterstützt - als dokumentierter, nachweisbarer Prozess.

Konkret bedeutet das:

• Belehrung digital erzeugen: Das EP generiert für jeden Mitarbeitenden eine individuelle Belehrung mit konkreter Anzahl verbleibender Urlaubstage und dem Hinweis auf den drohenden Verfall.
• Bestätigung durch den Mitarbeitenden: Der Mitarbeitende muss die Belehrung aktiv bestätigen – mit Zeitstempel, revisionssicher gespeichert.
• Nachweis für den Arbeitgeber: Im Streitfall – etwa beim Ausscheiden – liegt der dokumentierte Nachweis der Belehrungspflicht vollständig vor.
• Kein Papieraufwand: Der gesamte Prozess läuft digital, ohne Ausdrucke und Unterschriften auf Papier.

Die Belehrung ist damit kein bürokratischer Zusatzaufwand, sondern ein integrierter Schritt in der ohnehin vorhandenen Urlaubsverwaltung – mit erheblichem rechtlichen Schutzwert.

Urlaubsverfall ist kein Automatismus mehr. Er tritt nur ein, wenn der Arbeitgeber seiner Hinweis- und Aufforderungsobliegenheit nachgekommen ist – und das nachweisbar belegen kann.

Wer diese Dokumentation nicht führt, sitzt auf einem wachsenden, unsichtbaren Haftungsrisiko. Das EP:Enterprise Portal macht den Nachweis zur Routine.