XRechnung & ZUGFeRD auf Knopfdruck<\/h2><\/div>Empfangen ist die eine Seite der E-Rechnungspflicht. Die andere \u2013 und ab 2027 f\u00fcr viele Unternehmen verpflichtend \u2013 ist der Versand. WieXRechnungen und ZUGFeRD-Dokumente entstehen, was technisch dahintersteckt und wie der Versand im EP Enterprise Portal funktioniert ist aus diesem Grund heute unser Thema.<\/p>\n<\/div><\/div><\/div>
![\"Info](\"https:\/\/enterprise-portal.eu\/web\/wp-content\/uploads\/xrechnung.png\" "\\"xrechnung\\"")
<\/span><\/div><\/div><\/div><\/div>In unserem letzten Beitrag<\/a> ging es um den Empfang von E-Rechnungen \u2013 eine Pflicht, die bereits seit 2025 f\u00fcr alle Unternehmen gilt. Aber Empfangen ist nur die einse Seite der Medaille. Ab 2027 m\u00fcssen Unternehmen mit mehr als 800.000 \u20ac Jahresumsatz E-Rechnungen auch versenden<\/strong> k\u00f6nnen, ab 2028 gilt das f\u00fcr nahezu alle Unternehmen im B2B-Bereich. Dies bedeutet, wenn Dein Unternehmen an andere Unternehmen auch in Zukunft Rechnungen versenden will, musst Du Dich mit den Anfoderungen auseinandersetzen. Wer sich jetzt schon vorbereitet, kann dann in Ruhe weiter den Gesch\u00e4ften nachgehen.<\/p>\n<\/div><\/div><\/div>\u201eEine E-Rechnung ist kein h\u00fcbscheres PDF. Es ist ein strukturierter Datensatz, der bestimmten Normen folgen muss \u2013 und genau das macht die Erstellung anspruchsvoller, als es zun\u00e4chst klingt.\"<\/em><\/p>\n<\/div><\/div><\/div>Grundlagen<\/h4><\/div>XRechnung oder ZUGFeRD \u2013 welches Format f\u00fcr wen?<\/h2><\/div>Wer E-Rechnungen erstellen will, muss zun\u00e4chst eine Format-Entscheidung treffen \u2013 und die h\u00e4ngt auch vom Empf\u00e4nger ab. Verschiedene Formate sind gesetzlich anerkannte E-Rechnungen, unterscheiden sich aber deutlich in der praktischen Anwendung. Vereinfacht kann man unterscheiden zwischen zwei unterschiedlichen Varianten.<\/p>\n<\/div>
<\/i><\/span><\/div>XRechnung (reines XML)<\/h2><\/div><\/div>\nFormat:<\/strong> reines XML, kein visueller Anteil (z.B. als PDF)
\nZielgruppe:<\/strong>Wird oft f\u00fcr Beh\u00f6rden erwartet
\nLesbarkeit:<\/strong>\u00a0Nur mit spezieller Software visualisierbar
\nIm EP:<\/strong> Wird nicht als separates Format ausgegeben<\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/i><\/span><\/div>ZUGFeRD (Hybrid)<\/h2><\/div><\/div>\nFormat:<\/strong>\u00a0PDF mit eingebettetem, normkonformem XML
\nZielgruppe:<\/strong>\u00a0B2B allgemein \u2013 und in der Praxis auch von den meisten Beh\u00f6rden akzeptiert
\nLesbarkeit:<\/strong>\u00a0Direkt als PDF lesbar, zus\u00e4tzlich maschinenlesbar
\nIm EP:<\/strong>\u00a0Standardausgabeformat f\u00fcr alle E-Rechnungen<\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>Vertiefung<\/h4><\/div>Aufbau einer XRechnung: Warum Struktur \u00fcber Verwertbarkeit entscheidet<\/h2><\/div>Egal ob als reine XML-Datei oder eingebettet im ZUGFeRD-Format: Das Format XRechnung folgt einer standardisierten Struktur. Nur wenn alle Pflichtfelder korrekt ausgef\u00fcllt sind, ist eine XRechnung\u00a0verwertbar<\/strong>. Verwertbar bedeutet in diesem Sinne: Systeme k\u00f6nnen die E-Rechnung untereinander automatisiert austauschen und weiterverarbeiten \u2013 ohne Informationsverluste und ohne menschliches Zutun. Das ist der eigentliche Kern der E-Rechnungspflicht, nicht das blo\u00dfe Vorhandensein einer Datei.<\/p>\n<\/div>Voraussetzungen der XRechnung<\/h2><\/div>Eine Rechnung gilt nur dann als XRechnung im rechtlichen Sinne, wenn folgende Anforderungen erf\u00fcllt sind:<\/p>\n
\n- Die E-Rechnung ist kein eingebettetes Objekt.<\/li>\n
- Die E-Rechnung ist compliant zu den XML-Schema-Definitionen der EN 16931.<\/li>\n
- Die E-Rechnung entspricht den spezifizierten Gesch\u00e4ftsregeln der XRechnung.<\/li>\n
- Die E-Rechnung \u00fcbernimmt f\u00fcr alle Informationselemente die semantischen Beschreibungen des Standards XRechnung.<\/li>\n
- Die E-Rechnung ist valide hinsichtlich der technischen Umsetzung.<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>
Pflichtangaben der XRechnung<\/h2><\/div>Sofern eine E-Rechnung an eine \u00f6ffentliche Beh\u00f6rde gesendet wird, enth\u00e4lt die XRechnung als verpflichtende Angabe eine\u00a0Leitweg-ID<\/strong>. Teilweise besitzen auch Unternehmen eine solche ID, da sie zu den Pflichtfeldern z\u00e4hlt. Im EP Enterprise Portal<\/a> k\u00f6nnen diese Leitwege-IDs direkt in den Stammdaten<\/a> f\u00fcr die Empf\u00e4nger hinterlegt werden. Dar\u00fcber hinaus enth\u00e4lt die XRechnung folgende verpflichtende Angaben:<\/p>\n<\/div>Daten des Rechnungsempf\u00e4ngers<\/h2><\/div><\/div>\nZum Beispiel Anschrift sowie Kontaktdaten<\/p>\n<\/div><\/div><\/div>
Daten des Rechnungsstellers<\/h2><\/div><\/div>\nZum Beispiel Umsatzsteuer-ID und Kontaktdaten<\/p>\n<\/div><\/div><\/div>
Rechnungsdetails<\/h2><\/div><\/div>\nZum Beispiel Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag, Umsatzsteuer<\/p>\n<\/div><\/div><\/div>
Zahlungsdetails<\/h2><\/div><\/div>\nZum Beispiel Zahlungswege, Zahlungsfristen, etwaiger Skonto<\/p>\n<\/div><\/div><\/div>
<\/div><\/div>Genau diese Tiefe an Pflichtfeldern ist der Grund, warum die Erstellung einer normkonformen E-Rechnung mehr ist als das Exportieren eines PDFs. Das EP Enterprise Portal<\/a> \u00fcbernimmt die korrekte Bef\u00fcllung all dieser Felder automatisch aus den hinterlegten Stammdaten<\/a> und Rechnungsinformationen und weisst Dich auch fehlende Informationen hin \u2013 Du musst die einzelnen Pflichtfelder nicht h\u00e4ndisch kennen oder pr\u00fcfen.<\/p>\n<\/div><\/div><\/div>\ud83d\udccc Warum das EP konsequent auf ZUGFeRD setzt<\/h4><\/div>Das EP Enterprise Portal<\/a> erzeugt grunds\u00e4tzlich\u00a0ZUGFeRD-Hybridrechnungen<\/strong>\u00a0\u2013 keine reinen XML-Dateien. Der eingebettete XML-Datensatz folgt dabei vollst\u00e4ndig der EN 16931 und dem deutschen XRechnung-3.0-Standard (KoSIT), sodass das Dokument von jedem konformen System genauso verarbeitet werden kann wie eine reine XRechnung. Technisch unterscheidet ZUGFeRD von der XRechnung, dass es ein hybrides Datenformat ist. W\u00e4hrend XRechnung auf einem reinen XML-Format basiert, das nur Maschinen lesen k\u00f6nnen, ist ZUGFeRD sowohl f\u00fcr Maschinen als auch f\u00fcr Menschen lesbar. Wie XRechnung enth\u00e4lt jede ZUGFeRD-Rechnung eine XML-Datei. Zus\u00e4tzlich beinhalten ZUGFeRD-Rechnungen eine Sichtkomponente. So bleiben die eRechnungen weiterhin f\u00fcr Menschen lesbar. Der Unterschied: Niemand ben\u00f6tigt zus\u00e4tzliche Software, um die Rechnung auch optisch zu pr\u00fcfen \u2013 ein klarer Praxisvorteil sowohl f\u00fcr Dich als auch f\u00fcr Deine Empf\u00e4nger.<\/p>\n<\/div>Die deutsche\u00a0XRechnung<\/strong>\u00a0ist ein eigenst\u00e4ndiger nationaler Standard (eine sogenannte CIUS \u2013 Core Invoice Usage Specification), gepflegt von der KoSIT. Sie nutzt als technische Basis (Syntax) UBL oder CII.\u00a0Peppol BIS Billing 3.0<\/strong>\u00a0ist ein eigenes, europaweit verbreitetes Profil, das ebenfalls auf UBL oder CII basiert und ebenfalls die EN 16931 erf\u00fcllt \u2013 beide Standards sind verwandt, aber nicht identisch, auch wenn sie teils dieselben Prozess-Identifier verwenden.<\/p>\nDas EP Enterprise Portal erzeugt Rechnungen explizit nach der\u00a0deutschen XRechnung 3.0<\/strong>\u00a0(KoSIT-Standard) \u2013 dem in Deutschland etablierten und von Beh\u00f6rden wie Unternehmen erwarteten Format. Das ist in der Praxis die sicherste Wahl: Sowohl das Bundesportal (OZG-RE) als auch private B2B-Empf\u00e4nger akzeptieren diesen Standard ohne Einschr\u00e4nkung.<\/p>\n<\/div><\/div><\/div>Der Prozess<\/h4><\/div>Von der Rechnungsstellung zum digitalen Versand<\/h2><\/div><\/i><\/span><\/div>Rechnung erstellen<\/h2><\/div><\/div>\nAus dem Angebot<\/a> oder direkt im Dokumentenmanagement<\/a><\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/i><\/span><\/div>Daten pr\u00fcfen<\/h2><\/div><\/div>\nkeine Pflichtfelder werden vergessen<\/p>\n<\/div><\/div><\/div>
<\/i><\/span><\/div>Anh\u00e4nge erg\u00e4nzen<\/h2><\/div><\/div>\nRechnungsbegr\u00fcndende Dokumentation einf\u00fcgen<\/p>\n<\/div><\/div><\/div>
<\/i><\/span><\/div>Validieren und Freigeben<\/h2><\/div><\/div>\nVier-Augen-Prinzip \u00fcber Freigabeprozesse<\/p>\n<\/div><\/div><\/div>
<\/i><\/span><\/div>Versenden<\/h2><\/div><\/div>\nDirektversand \u00fcber das EP oder manuell nach Download<\/p>\n<\/div><\/div><\/div>
<\/i><\/span><\/div>Archivieren<\/h2><\/div><\/div>\nGoBD-konform automatisch<\/p>\n<\/div><\/div><\/div>
<\/div><\/div>Besonders praktisch: Rechnungsbegleitende Dokumente \u2013 etwa Leistungsnachweise, Stundenzettel oder technische Datenbl\u00e4tter \u2013 lassen sich direkt in die PDF- bzw. XRechnung-Datei einf\u00fcgen. Damit bleibt alles, was zur Rechnung geh\u00f6rt, auch tats\u00e4chlich an einem Ort, ohne separate E-Mail-Anh\u00e4nge oder Aktenordner.<\/p>\n<\/div><\/div><\/div>
Zusammenfassung<\/h4><\/div>Was Du f\u00fcr den E-Rechnungsversand brauchst<\/h2><\/div>\n- EN 16931-konforme Erstellung: <\/strong>Das EP erzeugt standardm\u00e4\u00dfig ZUGFeRD-Hybridrechnungen mit korrekter Profile ID und Customization ID nach dem deutschen XRechnung-3.0-Standard (KoSIT) \u2013 ohne dass Du Dich mit der Norm im Detail besch\u00e4ftigen musst.<\/li>\n
- Ein Format f\u00fcr alle F\u00e4lle :<\/strong>ZUGFeRD-Hybridrechnungen werden sowohl im B2B-Alltag als auch von den meisten Beh\u00f6rden akzeptiert \u2013 menschlich lesbar und maschinell auswertbar zugleich.<\/li>\n
- Leitweg-ID korrekt hinterlegt:<\/strong> Individuell je Auftraggeber\u2013 damit Rechnungen an \u00f6ffentliche Auftraggeber nicht an einer fehlenden Pflichtangabe scheitern.<\/li>\n
- Flexibler Versand: <\/strong>Direkt aus dem EP per E-Mail oder als Download f\u00fcr die manuelle Weiterleitung \u2013 Du entscheidest, wie es zu Deinem Prozess passt.<\/li>\n
- Begleitdokumente integriert: <\/strong>Alles, was zur Rechnung geh\u00f6rt, landet auch in der Rechnungsdatei \u2013 kein verlorener Anhang, keine separate Ablage.<\/li>\n
- GoBD-konforme Archivierung: <\/strong>Jede versendete Rechnung wird automatisch revisionssicher abgelegt \u2013 Empfang und Versand in einem System.<\/li>\n<\/ul>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div>
Empfangen ist die eine Seite der E-Rechnungspflicht. Die andere \u2013 und ab 2027 f\u00fcr viele Unternehmen verpflichtend \u2013 ist der Versand. WieXRechnungen und ZUGFeRD-Dokumente entstehen, was technisch dahintersteckt und wie der Versand im EP Enterprise Portal funktioniert ist aus diesem Grund heute unser Thema.<\/p>\n<\/div><\/div><\/div>
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Es ist ein strukturierter Datensatz, der bestimmten Normen folgen muss \u2013 und genau das macht die Erstellung anspruchsvoller, als es zun\u00e4chst klingt.\"<\/em><\/p>\n<\/div><\/div><\/div> Wer E-Rechnungen erstellen will, muss zun\u00e4chst eine Format-Entscheidung treffen \u2013 und die h\u00e4ngt auch vom Empf\u00e4nger ab. Verschiedene Formate sind gesetzlich anerkannte E-Rechnungen, unterscheiden sich aber deutlich in der praktischen Anwendung. Vereinfacht kann man unterscheiden zwischen zwei unterschiedlichen Varianten.<\/p>\n<\/div> Format:<\/strong> reines XML, kein visueller Anteil (z.B. als PDF) Format:<\/strong>\u00a0PDF mit eingebettetem, normkonformem XML Egal ob als reine XML-Datei oder eingebettet im ZUGFeRD-Format: Das Format XRechnung folgt einer standardisierten Struktur. Nur wenn alle Pflichtfelder korrekt ausgef\u00fcllt sind, ist eine XRechnung\u00a0verwertbar<\/strong>. Verwertbar bedeutet in diesem Sinne: Systeme k\u00f6nnen die E-Rechnung untereinander automatisiert austauschen und weiterverarbeiten \u2013 ohne Informationsverluste und ohne menschliches Zutun. Das ist der eigentliche Kern der E-Rechnungspflicht, nicht das blo\u00dfe Vorhandensein einer Datei.<\/p>\n<\/div> Eine Rechnung gilt nur dann als XRechnung im rechtlichen Sinne, wenn folgende Anforderungen erf\u00fcllt sind:<\/p>\n Sofern eine E-Rechnung an eine \u00f6ffentliche Beh\u00f6rde gesendet wird, enth\u00e4lt die XRechnung als verpflichtende Angabe eine\u00a0Leitweg-ID<\/strong>. Teilweise besitzen auch Unternehmen eine solche ID, da sie zu den Pflichtfeldern z\u00e4hlt. Im EP Enterprise Portal<\/a> k\u00f6nnen diese Leitwege-IDs direkt in den Stammdaten<\/a> f\u00fcr die Empf\u00e4nger hinterlegt werden. Dar\u00fcber hinaus enth\u00e4lt die XRechnung folgende verpflichtende Angaben:<\/p>\n<\/div> Zum Beispiel Anschrift sowie Kontaktdaten<\/p>\n<\/div><\/div><\/div> Zum Beispiel Umsatzsteuer-ID und Kontaktdaten<\/p>\n<\/div><\/div><\/div> Zum Beispiel Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag, Umsatzsteuer<\/p>\n<\/div><\/div><\/div> Zum Beispiel Zahlungswege, Zahlungsfristen, etwaiger Skonto<\/p>\n<\/div><\/div><\/div> Genau diese Tiefe an Pflichtfeldern ist der Grund, warum die Erstellung einer normkonformen E-Rechnung mehr ist als das Exportieren eines PDFs. Das EP Enterprise Portal<\/a> \u00fcbernimmt die korrekte Bef\u00fcllung all dieser Felder automatisch aus den hinterlegten Stammdaten<\/a> und Rechnungsinformationen und weisst Dich auch fehlende Informationen hin \u2013 Du musst die einzelnen Pflichtfelder nicht h\u00e4ndisch kennen oder pr\u00fcfen.<\/p>\n<\/div><\/div><\/div> Das EP Enterprise Portal<\/a> erzeugt grunds\u00e4tzlich\u00a0ZUGFeRD-Hybridrechnungen<\/strong>\u00a0\u2013 keine reinen XML-Dateien. Der eingebettete XML-Datensatz folgt dabei vollst\u00e4ndig der EN 16931 und dem deutschen XRechnung-3.0-Standard (KoSIT), sodass das Dokument von jedem konformen System genauso verarbeitet werden kann wie eine reine XRechnung. Technisch unterscheidet ZUGFeRD von der XRechnung, dass es ein hybrides Datenformat ist. W\u00e4hrend XRechnung auf einem reinen XML-Format basiert, das nur Maschinen lesen k\u00f6nnen, ist ZUGFeRD sowohl f\u00fcr Maschinen als auch f\u00fcr Menschen lesbar. Wie XRechnung enth\u00e4lt jede ZUGFeRD-Rechnung eine XML-Datei. Zus\u00e4tzlich beinhalten ZUGFeRD-Rechnungen eine Sichtkomponente. So bleiben die eRechnungen weiterhin f\u00fcr Menschen lesbar. Der Unterschied: Niemand ben\u00f6tigt zus\u00e4tzliche Software, um die Rechnung auch optisch zu pr\u00fcfen \u2013 ein klarer Praxisvorteil sowohl f\u00fcr Dich als auch f\u00fcr Deine Empf\u00e4nger.<\/p>\n<\/div> Die deutsche\u00a0XRechnung<\/strong>\u00a0ist ein eigenst\u00e4ndiger nationaler Standard (eine sogenannte CIUS \u2013 Core Invoice Usage Specification), gepflegt von der KoSIT. Sie nutzt als technische Basis (Syntax) UBL oder CII.\u00a0Peppol BIS Billing 3.0<\/strong>\u00a0ist ein eigenes, europaweit verbreitetes Profil, das ebenfalls auf UBL oder CII basiert und ebenfalls die EN 16931 erf\u00fcllt \u2013 beide Standards sind verwandt, aber nicht identisch, auch wenn sie teils dieselben Prozess-Identifier verwenden.<\/p>\n Das EP Enterprise Portal erzeugt Rechnungen explizit nach der\u00a0deutschen XRechnung 3.0<\/strong>\u00a0(KoSIT-Standard) \u2013 dem in Deutschland etablierten und von Beh\u00f6rden wie Unternehmen erwarteten Format. Das ist in der Praxis die sicherste Wahl: Sowohl das Bundesportal (OZG-RE) als auch private B2B-Empf\u00e4nger akzeptieren diesen Standard ohne Einschr\u00e4nkung.<\/p>\n<\/div><\/div><\/div> Aus dem Angebot<\/a> oder direkt im Dokumentenmanagement<\/a><\/p>\n<\/div><\/div><\/div> keine Pflichtfelder werden vergessen<\/p>\n<\/div><\/div><\/div> Rechnungsbegr\u00fcndende Dokumentation einf\u00fcgen<\/p>\n<\/div><\/div><\/div> Vier-Augen-Prinzip \u00fcber Freigabeprozesse<\/p>\n<\/div><\/div><\/div> Direktversand \u00fcber das EP oder manuell nach Download<\/p>\n<\/div><\/div><\/div> GoBD-konform automatisch<\/p>\n<\/div><\/div><\/div> Besonders praktisch: Rechnungsbegleitende Dokumente \u2013 etwa Leistungsnachweise, Stundenzettel oder technische Datenbl\u00e4tter \u2013 lassen sich direkt in die PDF- bzw. XRechnung-Datei einf\u00fcgen. Damit bleibt alles, was zur Rechnung geh\u00f6rt, auch tats\u00e4chlich an einem Ort, ohne separate E-Mail-Anh\u00e4nge oder Aktenordner.<\/p>\n<\/div><\/div><\/div>Grundlagen<\/h4><\/div>
XRechnung oder ZUGFeRD \u2013 welches Format f\u00fcr wen?<\/h2><\/div>
XRechnung (reines XML)<\/h2><\/div>
\nZielgruppe:<\/strong>Wird oft f\u00fcr Beh\u00f6rden erwartet
\nLesbarkeit:<\/strong>\u00a0Nur mit spezieller Software visualisierbar
\nIm EP:<\/strong> Wird nicht als separates Format ausgegeben<\/p>\n<\/div><\/div><\/div>ZUGFeRD (Hybrid)<\/h2><\/div>
\nZielgruppe:<\/strong>\u00a0B2B allgemein \u2013 und in der Praxis auch von den meisten Beh\u00f6rden akzeptiert
\nLesbarkeit:<\/strong>\u00a0Direkt als PDF lesbar, zus\u00e4tzlich maschinenlesbar
\nIm EP:<\/strong>\u00a0Standardausgabeformat f\u00fcr alle E-Rechnungen<\/p>\n<\/div><\/div><\/div>Vertiefung<\/h4><\/div>
Aufbau einer XRechnung: Warum Struktur \u00fcber Verwertbarkeit entscheidet<\/h2><\/div>
Voraussetzungen der XRechnung<\/h2><\/div>
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Pflichtangaben der XRechnung<\/h2><\/div>
Daten des Rechnungsempf\u00e4ngers<\/h2><\/div>
Daten des Rechnungsstellers<\/h2><\/div>
Rechnungsdetails<\/h2><\/div>
Zahlungsdetails<\/h2><\/div>
\ud83d\udccc Warum das EP konsequent auf ZUGFeRD setzt<\/h4><\/div>
Der Prozess<\/h4><\/div>
Von der Rechnungsstellung zum digitalen Versand<\/h2><\/div>
Rechnung erstellen<\/h2><\/div>
Daten pr\u00fcfen<\/h2><\/div>
Anh\u00e4nge erg\u00e4nzen<\/h2><\/div>
Validieren und Freigeben<\/h2><\/div>
Versenden<\/h2><\/div>
Archivieren<\/h2><\/div>
Zusammenfassung<\/h4><\/div>
Was Du f\u00fcr den E-Rechnungsversand brauchst<\/h2><\/div>
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