Das PDF sieht korrekt aus –
aber der XML-Datensatz ist fehlerhaft.
Bei ZUGFeRD-Rechnungen gibt es zwei Dokumente in einer Datei: das lesbare PDF und den maschinenlesbaren XML-Datensatz (die XRechnng). Steuerrechtlich zählt ausschließlich das XML. Eine Diskrepanz zwischen beiden kann den Vorsteuerabzug kosten – und das BMF hat Validierung inzwischen ausdrücklich als „grundsätzlich erforderlich“ eingestuft. Wie geht man vor und was ist wichtig?
Eine Eingangsrechnung kommt als jetzt immer häufiger als E-Mail mit hybrider ZUGFeRD-PDF an. D.h. die Rechnung besteht aus dem sichtbaren PDF-Dokument und der angehängten elektronischen Rechnung (XRechnung). Du öffnest sie, siehst eine ordentliche Rechnung mit korrektem Betrag, richtiger Adresse und gültiger USt-ID – und buchst sie. Was Du nicht siehst: Der eingebettete XML-Datensatz enthält einen Schemafehler. Oder einen falschen Steuersatz. Oder eine fehlende Pflichtangabe nach § 14 UStG.
Das Finanzamt sieht dann bei einer Betriebsprüfung keineswegs das PDF. Es prüft den XML-Datensatz – und der ist führend. Das Ergebnis im schlimmsten Fall: Die Rechnung war nicht gültig und die Konsequenzen können z.B. den Vorsteuerabzug kosten oder eine Nachzahlung plus Zinsen nach § 233a AO nach sich ziehen.
⚠️ Reales Risiko-Szenario
Unternehmen X erhält im Laufe eines Jahres 200 ZUGFeRD-Eingangsrechnungen. Das PDF sieht jeweils korrekt aus – alle werden gebucht, alle Vorsteuerbeträge gezogen. Bei einer Betriebsprüfung zwei Jahre später: 40 der XML-Datensätze enthalten Fehler, bei 15 davon fehlen Pflichtangaben nach § 14 UStG.
Folge: Vorsteuerabzug für diese 15 Rechnungen rückwirkend versagt. Nachzahlung der Steuerbeträge plus Nachzahlungszinsen von 1,8 % p.a. für zwei Jahre – zusätzlich zum Verwaltungsaufwand der Korrektur.
Was wichtig ist für die Rechnungsprüfung
Warum das PDF täuscht – und das XML zählt
Bereits heute soll rund ein Drittel aller Eingangsrechnungen als E-Rechnung vorliegen. Besonders tückisch: Das häufig genutzte hybride ZUGFeRD-Format sieht aus wie ein normales PDF – steuerlich zählt aber nicht das sichtbare Dokument, sondern der XML-Datensatz im Hintergrund. Es ist also besonders relevant, dass die im PDF sichtbaren Informationen tatäschlich mit den im XML kodierten Daten übereinstimmen.
Das Finanzministerium hat in seinem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 hat diese Logik explizit bestätigt: Bei E-Rechnungen gilt der strukturierte Teil als führend. Bei Abweichungen zwischen XML- und PDF-Teil oder bei einer fehlerhafte strukturierten XML-Datei besteht das Risiko, dass die Rechnung als ungültig bewertet wird. Aus Sicht der Behörde liegt dann die die Voraussetzung des § 14 Absatz 1 Satz 6 USt (keine gültige E-Rechnung) und als Folgen kann der Vorsteuerabzug gefährdet werden. Alle Pflichtangaben gemäß §§ 14 und 14a UStG müssen zwingend im strukturierten Datensatz enthalten sein.
„Eine technisch gültige Datei kann inhaltlich falsch sein. Eine inhaltlich plausible PDF-Ansicht kann von einem fehlerhaften strukturierten Datensatz begleitet werden.“
⚖️ BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 – Klare Ansage zur Validierung
„Ob eine Rechnung die Anforderungen der Normenreihe EN 16931 erfüllt, kann beispielsweise durch die Nutzung einer geeigneten Validie-
rungsanwendung überprüft werden"
Das BMF betont: Zum Nachweis sollte der jeweilige Validierungsbericht aufbewahrt werden. Eine technische Validierung von E-Rechnungen ist für die Rechtssicherheit dringend angeraten.
Rechnungsprüfung in der EP:App Eingangsrechnugnen
Validierung, Visualisierung und Validierungsbericht – in einer Oberfläche
Die EP-App Eingangsrechnungen bietet ab sofort eine vollständige Prüfumgebung für eingehende E-Rechnungen. Direkt beim Import einer ZUGFeRD- oder XRechnung stehen drei Ansichten zur Verfügung:
Das visuelle Rechnungsdokument direkt in der Oberfläche – ohne externen PDF-Viewer.
Der strukturierte XML-Datensatz lesbar dargestellt – sichtbar, was das Finanzamt prüft und direkter Vergleich mit dem PDF möglich.
Formale Konformitätsprüfung nach EN 16931 – Fehlerklassen klar ausgewiesen, Bericht gespeichert.
Ein wichtiger Hinweis aus der Praxis: Der Validierungsstatus ist nicht mit einer steuerlichen Freigabe gleichzusetzen. Eine technisch gültige Datei kann inhaltlich falsch sein. Für die fachliche Prüfung bleiben die Pflichtangaben nach § 14 UStG der Kernmaßstab. Die Validierung im EP ist deshalb bewusst als erster, technischer Prüfschritt konzipiert – die inhaltliche Prüfung durch die Buchhaltung bleibt unverändert erforderlich.
