Empfangen, erstellen und versenden von elektronischen Rechnungen als XRechnung/ZUGFeRD.
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem festgelegten, strukturierten Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Dieses Format entspricht den europäischen Standards der Norm EN 16931 und ermöglicht die automatische Weiterverarbeitung der Daten.
Rechnungen in Formaten wie PDF, TIFF, JPEG oder Word (.docx) können zwar digital dargestellt werden, sind aber nicht für eine automatische Verarbeitung geeignet, da sie die geforderten Strukturen nicht erfüllen.
Geeignete Formate für E-Rechnungen sind in Deutschland insbesondere die XRechnung, die im öffentlichen Sektor häufig verwendet wird und ZUGFeRD, ein hybrides Format, das ein PDF-Dokument mit einer XML-Datei kombiniert. Factur-X, ein ähnliches Format, das in Frankreich genutzt wird.
Mit dem Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 hat Deutschland beschlossen, die E-Rechnung einzuführen. Damit folgt Deutschland dem Beispiel anderer Länder, in denen E-Rechnungen bereits Standard im Geschäftsverkehr sind.
Im Bereich B2B, also bei Geschäften zwischen Unternehmen, müssen E-Rechnungen ab dem 01.01.2025 ausgestellt werden, um weiterhin einen Vorsteuerabzug zu ermöglichen. Das gilt sowohl für Haupt- als auch für Nebengewerbe. Allerdings gibt es bis Ende 2027 Übergangsregelungen, um Unternehmen mehr Zeit zur Umstellung zu geben.
Unabhängig davon müssen jedoch Unternehmen in Deutschland bereits ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Rechnungen, die per E-Mail empfangen werden, müssen mindestens 10 Jahre lang digital gespeichert werden. Ein einfaches Ausdrucken reicht dabei nicht aus. Die Speicherung muss in einem revisionssicheren Archiv erfolgen, das alle Änderungen an der Rechnung dokumentiert und nachvollziehbar macht.
Das EP Enterprise Portal ermöglicht bereits jetzt die Verwaltung von Eingangsrechnungen, die Sie als elektronische Rechnung erhalten. Egal ob es sich dabei um eine XRechnung oder das hybride ZUGFeRD Format handelt. Laden Sie das Dokument direkt nach Erhalt in das EP. Die enthaltenen Informationen werden direkt ausgelesen und die Rechnung auf Konformität hinsichtlich der Standards geprüft. Damit ist die Rechnung im Archiv hinterlegt und kann jederzeit eingesehen werden.
Die Erstellung elektronischer Rechnungen ist ebenfalls leicht möglich. Bei der Erstellung einer Rechnung über die EP-App Rechnungen und Lieferscheine können Sie wählen, ob eine XRechnung / hybride ZUGFeRD-Rechnung erstellt werden soll.
