E-Rechnungen erstellen

„Eine E-Rechnung ist kein hübscheres PDF. Es ist ein strukturierter Datensatz, der bestimmten Normen folgen muss – und genau das macht die Erstellung anspruchsvoller, als es zunächst klingt."

Wer E-Rechnungen erstellen will, muss zunächst eine Format-Entscheidung treffen – und die hängt auch vom Empfänger ab. Verschiedene Formate sind gesetzlich anerkannte E-Rechnungen, unterscheiden sich aber deutlich in der praktischen Anwendung. Vereinfacht kann man unterscheiden zwischen zwei unterschiedlichen Varianten.

Egal ob als reine XML-Datei oder eingebettet im ZUGFeRD-Format: Das Format XRechnung folgt einer standardisierten Struktur. Nur wenn alle Pflichtfelder korrekt ausgefüllt sind, ist eine XRechnung verwertbar. Verwertbar bedeutet in diesem Sinne: Systeme können die E-Rechnung untereinander automatisiert austauschen und weiterverarbeiten – ohne Informationsverluste und ohne menschliches Zutun. Das ist der eigentliche Kern der E-Rechnungspflicht, nicht das bloße Vorhandensein einer Datei.

Eine Rechnung gilt nur dann als XRechnung im rechtlichen Sinne, wenn folgende Anforderungen erfüllt sind:

• Die E-Rechnung ist kein eingebettetes Objekt.
• Die E-Rechnung ist compliant zu den XML-Schema-Definitionen der EN 16931.
• Die E-Rechnung entspricht den spezifizierten Geschäftsregeln der XRechnung.
• Die E-Rechnung übernimmt für alle Informationselemente die semantischen Beschreibungen des Standards XRechnung.
• Die E-Rechnung ist valide hinsichtlich der technischen Umsetzung.

Sofern eine E-Rechnung an eine öffentliche Behörde gesendet wird, enthält die XRechnung als verpflichtende Angabe eine Leitweg-ID. Teilweise besitzen auch Unternehmen eine solche ID, da sie zu den Pflichtfeldern zählt. Im EP Enterprise Portal können diese Leitwege-IDs direkt in den Stammdaten für die Empfänger hinterlegt werden. Darüber hinaus enthält die XRechnung folgende verpflichtende Angaben:

Genau diese Tiefe an Pflichtfeldern ist der Grund, warum die Erstellung einer normkonformen E-Rechnung mehr ist als das Exportieren eines PDFs. Das EP Enterprise Portal übernimmt die korrekte Befüllung all dieser Felder automatisch aus den hinterlegten Stammdaten und Rechnungsinformationen und weisst Dich auch fehlende Informationen hin – Du musst die einzelnen Pflichtfelder nicht händisch kennen oder prüfen.

Das EP Enterprise Portal erzeugt grundsätzlich ZUGFeRD-Hybridrechnungen – keine reinen XML-Dateien. Der eingebettete XML-Datensatz folgt dabei vollständig der EN 16931 und dem deutschen XRechnung-3.0-Standard (KoSIT), sodass das Dokument von jedem konformen System genauso verarbeitet werden kann wie eine reine XRechnung. Technisch unterscheidet ZUGFeRD von der XRechnung, dass es ein hybrides Datenformat ist. Während XRechnung auf einem reinen XML-Format basiert, das nur Maschinen lesen können, ist ZUGFeRD sowohl für Maschinen als auch für Menschen lesbar. Wie XRechnung enthält jede ZUGFeRD-Rechnung eine XML-Datei. Zusätzlich beinhalten ZUGFeRD-Rechnungen eine Sichtkomponente. So bleiben die eRechnungen weiterhin für Menschen lesbar. Der Unterschied: Niemand benötigt zusätzliche Software, um die Rechnung auch optisch zu prüfen – ein klarer Praxisvorteil sowohl für Dich als auch für Deine Empfänger.

Die deutsche XRechnung ist ein eigenständiger nationaler Standard (eine sogenannte CIUS – Core Invoice Usage Specification), gepflegt von der KoSIT. Sie nutzt als technische Basis (Syntax) UBL oder CII. Peppol BIS Billing 3.0 ist ein eigenes, europaweit verbreitetes Profil, das ebenfalls auf UBL oder CII basiert und ebenfalls die EN 16931 erfüllt – beide Standards sind verwandt, aber nicht identisch, auch wenn sie teils dieselben Prozess-Identifier verwenden.

Das EP Enterprise Portal erzeugt Rechnungen explizit nach der deutschen XRechnung 3.0 (KoSIT-Standard) – dem in Deutschland etablierten und von Behörden wie Unternehmen erwarteten Format. Das ist in der Praxis die sicherste Wahl: Sowohl das Bundesportal (OZG-RE) als auch private B2B-Empfänger akzeptieren diesen Standard ohne Einschränkung.

Besonders praktisch: Rechnungsbegleitende Dokumente – etwa Leistungsnachweise, Stundenzettel oder technische Datenblätter – lassen sich direkt in die PDF- bzw. XRechnung-Datei einfügen. Damit bleibt alles, was zur Rechnung gehört, auch tatsächlich an einem Ort, ohne separate E-Mail-Anhänge oder Aktenordner.

• EN 16931-konforme Erstellung: Das EP erzeugt standardmäßig ZUGFeRD-Hybridrechnungen mit korrekter Profile ID und Customization ID nach dem deutschen XRechnung-3.0-Standard (KoSIT) – ohne dass Du Dich mit der Norm im Detail beschäftigen musst.
• Ein Format für alle Fälle :ZUGFeRD-Hybridrechnungen werden sowohl im B2B-Alltag als auch von den meisten Behörden akzeptiert – menschlich lesbar und maschinell auswertbar zugleich.
• Leitweg-ID korrekt hinterlegt: Individuell je Auftraggeber– damit Rechnungen an öffentliche Auftraggeber nicht an einer fehlenden Pflichtangabe scheitern.
• Flexibler Versand: Direkt aus dem EP per E-Mail oder als Download für die manuelle Weiterleitung – Du entscheidest, wie es zu Deinem Prozess passt.
• Begleitdokumente integriert: Alles, was zur Rechnung gehört, landet auch in der Rechnungsdatei – kein verlorener Anhang, keine separate Ablage.
• GoBD-konforme Archivierung: Jede versendete Rechnung wird automatisch revisionssicher abgelegt – Empfang und Versand in einem System.