Erfassen Sie alle relevanten Informationen zu Verträgen und Projekten und behalten Sie den Überblick.
Die Verwaltung von Verträgen und Projekten ist notwendig, um rechtliche Sicherheit zu gewährleisten, Ressourcen effizient zu nutzen und Transparenz sowie Nachvollziehbarkeit zu schaffen. Laut dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) sind Unternehmen verpflichtet, bestimmte Unterlagen über einen festgelegten Zeitraum zu archivieren, um rechtlichen Anforderungen und Prüfungen gerecht zu werden. Herkömmliche Aktenablagen können jedoch ineffizient und fehleranfällig sein, da sie oft unorganisiert sind, die Auffindbarkeit von Dokumenten erschweren und das Risiko von Datenverlust oder -verfall erhöhen. Eine digitale und strukturierte Verwaltung bietet dagegen erheblich Vorteile in Bezug auf Zugriff, Sicherheit und langfristige Nachverfolgbarkeit.
Ein Vertrag ist ein mehrseitiges Rechtsgeschäft zwischen den Parteien, das nur dann wirksam wird, wenn mindestens zwei gegenseitige Willenserklärungen — in Form eines Angebots und dessen Annahme — vorliegen, die den grundlegenden Vertragsinhalt beinhalten. Wenn ein Kunde ein Angebot annimmt, muss der resultierende Vertrag alle gesetzlichen Vorgaben erfüllen. Mit dem EP Enterprise Portal können in der EP-App Stammdaten Kontakte alle notwendigen Informationen für Kunden und Lieferanten erfasst werden. In der EP-App Angebotsverwaltung werden Angebote erstellt, die als Basis für Verträge dienen und deren Daten mit der Vertragsverwaltung verknüpft werden. Die Erstellung eines Vertrages wird dadurch vereinfacht und transparent. Wurde ein Vertrag angenommen, kann er mit einem Projekt verknüpft werden, welches in der Projektverwaltung mit Arbeitsplänen, Mitarbeitern und weiteren Informationen ergänzt werden kann. So wird die rechtliche Basis des Vertrags mit der Erarbeitung der zugesagten Ergebnisse für den Kunden verknüpft. Das EP Enterprise Portal bietet eine strukturierte Plattform zur Verwaltung aller Kunden und Lieferanten sowie deren Aufträge und zugehörigen Projekte. Neue Projekte können schnell und mit minimalem Aufwand im direkten Bezug zu den bestehenden Vertragsbedingungen zwischen den Vertragsparteien angelegt und verwaltet werden. Zusätzlich zur Projektverwaltung bietet das EP Enterprise Portal eine Projektzeiterfassung für alle am Projekt beteiligten Mitarbeiter. Dies ermöglicht eine transparente Abrechnung und eine effizientere Bearbeitung. Unternehmen können so die tatsächlichen Arbeitszeiten für eine detaillierte Abrechnung gegenüber ihren Kunden ordnungsgemäß nachweisen.
