Was ab 800.000 € Umsatz für Dein Unternehmen gilt
Ab dem 1. Januar 2027 reicht ein PDF nicht mehr. Und für Leistungen vom Dezember wird es knifflig.
Am 1. Januar 2027 endet die allgemeine Übergangsfrist für die Austellung von E-Rechnungen. Wer 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz erzielt hat, muss Rechnungen an inländische Geschäftskunden dann als E-Rechnung ausstellen. Empfangen können musst Du E-Rechnungen schon seit 2025. Bleiben gut zwei Monate falls noch etwas umgestellt und ermöglicht werden muss. Was heißt das konkret?
In unserem letzten Beitrag ging es um den Empfang von E-Rechnungen – eine Pflicht, die bereits seit 2025 für alle Unternehmen gilt. Aber Empfangen ist nur die einse Seite der Medaille. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Jahresumsatz E-Rechnungen auch versenden können, ab 2028 gilt das für nahezu alle Unternehmen im B2B-Bereich. Dies bedeutet, wenn Dein Unternehmen an andere Unternehmen auch in Zukunft Rechnungen versenden will, musst Du Dich mit den Anfoderungen auseinandersetzen. Wer sich jetzt schon vorbereitet, kann dann in Ruhe weiter den Geschäften nachgehen.
„Eine E-Rechnung ist kein hübscheres PDF. Es ist ein strukturierter Datensatz, der bestimmten Normen folgen muss – und genau das macht die Erstellung anspruchsvoller, als es zunächst klingt."
Zum Verständnis
Eine E-Rechnung ist nicht nur die Rechnung als PDF
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Die Software des Empfängers liest ihn automatisch aus. Das PDF, das Du kennst, ist bestenfalls die lesbare Ansicht davon. Maßgeblich ist der XML-Datensatz, nicht das Layout.
Ist eine E-Rechnung vorgeschrieben, gilt nach Ablauf der Übergangsfristen nur sie als ordnungsgemäße Rechnung. Für Deinen Kunden geht es damit auch um den Vorsteuerabzug. Und weil der Datensatz zählt, steckt der Teufel im Detail, etwa bei Einheiten wie C62 und H87.
Wer ist betroffen
Pflicht, Übergangsfrist, Ausnahmen
- Ab 800.000 € Gesamtumsatz 2026: Ausstellungspflicht für inländische B2B-Umsätze ab dem 1. Januar 2027.
- Bis 800.000 €: Die Übergangsregel gilt noch für 2027 ausgeführte Umsätze. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle.
- Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise, Rechnungen von Kleinunternehmern und steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.
Ob Deine Rechnungen darunter fallen, klärst Du im Einzelfall mit Deiner Steuerberatung.
Der Jahreswechsel
Leistung 2026, Rechnung 2027
Der Stichtag selbst ist heikel. Ein Beispiel: Dein Ingenieurbüro schließt im Dezember 2026 ein Projekt ab, die Rechnung geht aber erst im Januar 2027 raus. Reicht dann noch ein PDF?
Das Gesetz verlangt für die große Übergangsregel, dass die Rechnung bis zum 31. Dezember 2026 ausgestellt wird. Das Bundesfinanzministerium hat in einem nicht amtlich veröffentlichten Schreiben vom 12.10.2026 eine großzügigere Sicht bestätigt: Maßgeblich sei das Leistungsdatum. Haufe hält diese Sicht für nicht gesetzeskonform, und auch andere Stimmen lesen den Gesetzeswortlaut strenger. Die Rechtslage ist an dieser Stelle also umstritten.
Der sichere Weg: Stelle Rechnungen für 2026 ausgeführte Leistungen möglichst noch 2026 aus – oder gleich als E-Rechnung.
Checkliste
Fünf Dinge bis Jahresende
EP Enterprise Portal
E-Rechnung im EP: erstellen, versenden, lesen
Im Modul E-Rechnung bekommst Du:
- Erstellen: Normkonforme E-Rechnungen auf Knopfdruck, als XRechnung oder ZUGFeRD.
- Versenden: Per E-Mail oder als Download zur Weiterleitung. Für Behördenaufträge hinterlegst Du eine individuelle Leitweg-ID.
- Lesen: Empfangene XML-Rechnungen stellt das Portal lesbar dar. Dein Team prüft sie inhaltlich, ohne technisches Wissen.
- Archivieren: GoBD-konforme Verarbeitung und Archivierung.
Dazu kommt: Die E-Rechnung hängt an Deinen Stammdaten, Angeboten, Lieferscheinen und Projekten, auch für Abschlags- und kumulative Rechnungen. Du erfasst die Daten einmal, die Rechnung entsteht daraus.
Gestaltungsfreiheit
Dein Layout bleibt Dein Layout
Der Datensatz ist festgelegt, das Aussehen nicht. Wie Du Rechnungsvorlagen im eigenen Template-Editor an Dein Corporate Design anpasst, ohne die XML-Daten zu verändern, liest Du in unserem Beitrag zu Rechnungsvorlagen.
Fazit
Der 1. Januar 2027 ist kein Datum, an dem man improvisiert. Wer jetzt Format, Stammdaten und offene Rechnungen klärt, geht ohne Hektik ins neue Jahr. Und wer Angebot, Lieferschein, Projekt und Rechnung ohnehin in einem System verbinden will, ist im EP richtig.
